Как сэкономить с помощью ЭДО

Бумажный документооборот отнимает много времени. Чтобы отыскать нужный документ, порой требуется потратить не один час в архиве среди множества полок и бумажной пыли. Даже у малого предприятия за год работы набирается кипа бумаг. Бухгалтеры тратят время на то, чтобы распечатать, сшить и сдать в архив документы бухгалтерского и налогового учета. А руководители изыскивают новые места для хранения. Знаете ли вы, что законодательство разрешает не распечатывать большую часть первичной документации?

Весомую часть первичных документов и учетных регистров можно хранить в электронном виде без дублирования их на бумаге. Это подтверждает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 5 статьи 9 данного закона сказано, что первичный документ может быть составлен как в бумажном, так и в электронном виде. А в части 6 статьи 10 Федерального закона № 402-ФЗ – аналогичное утверждение про учетные регистры. Главное условие для подтверждения юридической силы первички, оформленной в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ, – наличие электронной подписи.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует использование всех видов электронной подписи. Согласно статье 6 вся электронная информация, которая подписана электронной подписью, признается электронным документом. Такой документ равносилен бумажному с собственноручной подписью.

Обратите внимание! Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, будет иметь юридическую силу только в том случае, если заключены соответствующие соглашения между сторонами обмена документами (письмо ФНС РФ от 17.01.2014 № ПА-4-6/489). Если документ подписан квалифицированной электронной подписью, дополнительные соглашения не нужны. При взаимодействии с налоговыми органами и фондами следует применять исключительно квалифицированную электронную подпись.

Минфин России неоднократно подтверждал возможность хранения первичных документов в электронном виде: письма№ 03-03-06/2/139 от 25.12.2012 и № 03-03-06/1/24 от 23.01.2013.

Рассмотрим основные преимущества электронного документооборота (ЭДО).

ЭДО поможет:

• ускорить бизнес-процессы;
• сэкономить время и деньги на доставку документов в адрес контрагентов;
• снизить затраты на бумагу и обслуживание оргтехники;
• сократить затраты на копирование документов;
• уменьшить расходы на оплату труда бухгалтеров на первичной документации;
• высвободить место, где обычно хранятся бумажные документы;
• повысить производительность труда;
• ускорить обмен документами с контрагентами, снизить риск утери документов;
• сократить время на обработку документов (входящие электронные документы не нужно вводить вручную, если система ЭДО интегрирована с учетной системой).

Компании ежегодно тратят немалые деньги на бумажный документооборот. Годовой оборот СКБ Контур более 500 000 документов. Каждый документ может содержать несколько листов. А это значит, что в год нужно приобрести минимум 2000 пачек бумаги, что составляет почти полмиллиона рублей. Внедрение ЭДО позволило существенно снизить затраты на бумагу и отправку документов, а также значительно повысить производительность труда сотрудников, которые занимались обработкой бумажных документов.

Популярная социальная сеть В Контакте в год тратила на доставку документов более 10 млн рублей. После внедрения ЭДО расходы на доставку сократились почти на 95 %, то есть составили около 0,5 млн рублей. Кроме того, клиенты теперь могут получать отчетные документы в считанные минуты.

И таких примеров масса. Польза от электронного оборота очевидна. Но нужно четко понимать, какие документы допустимо хранить в электронном виде, а какие нет.

Рассмотрим самые распространенные первичные документы и регистры учета.

Платежные поручения

Хранить только в электронном виде – допустимо.

Платежное поручение – это документ первичного учета. Составляться первичный учетный документ может как на бумажном носителе, так и в электронном виде, если иное не предусмотрено законом. На данный момент действующим законодательством не предусмотрена обязанность составлять платежные поручения только на бумажном носителе. Значит, хранить эти документы можно и в электронном виде.

Многие организации и ИП в своей деятельности используют Клиент-Банк (Интернет-Банк). Следовательно, начать экономить деньги и отказаться от бумажных платежек можно уже сегодня. А в случае необходимости вы всегда сможете распечатать платежное поручение и предоставить заинтересованному лицу.

Счета-фактуры, накладные, акты

Хранить только в электронном виде – допустимо.

Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения, если по правилам Закона об электронной подписи они равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Это правило распространяется в том числе и на накладные, акты выполненных работ, универсальные передаточные документы. Также в электронном формате может быть составлен и выставлен счет-фактура ( абзац 2 пункта 1 статьи 169 НК РФ).

Кроме того, существуют рекомендуемые электронные форматы накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). Формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

Для обмена накладными и актами с контрагентами можно использовать отличный от рекомендуемого налоговой службой формат, заключив соответствующее соглашение (пункт 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ). Но выбранный формат должен соответствовать требованиям, которые предъявляются к электронным накладным и актам.

Вычет НДС по электронному счету-фактуре признается в полном объеме при соблюдении условий для вычета налога по бумажному счету-фактуре (письмо ФНС РФ от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@).

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур установлен приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Книга покупок, книга продаж

Хранить только в электронном виде – допустимо.

В Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 сказано, что книгу покупок и книгу продаж можно вести на бумажном носителе или в электронной форме. Электронный формат книги продаж, книги покупок, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур утвержден Приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Так как с 2015 года в декларации по НДС появились новые разделы, которые содержат сведения из книги покупок и книги продаж, вести эти регистры удобнее в электронном виде.

Кассовые документы

Хранить только в электронном виде – допустимо, но затруднительно.

С 2014 года документооборот по кассе можно вести в электронном виде. На это прямо указывает пункт 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210. Но на практике этот пункт применить довольно сложно, ведь все документы нужно подписывать электронной подписью. А в ведомости на зарплату, расходных и приходных кассовых ордерах ставятся подписи не только уполномоченных лиц организации, но и сотрудников. Приобрести электронную подпись для всех сотрудников не всегда возможно. Поэтому кассовые документы проще оформлять на бумажных носителях.

Исключением может стать лишь кассовая книга. Она заверяется тремя уполномоченными лицами: кассиром, главным бухгалтером и руководителем. Получить электронную подпись для трех сотрудников организации не составит особого труда. Тем более что у руководителя и главного бухгалтера эти подписи, скорее всего, уже есть.

Налоговые регистры

Хранить только в электронном виде – допустимо.

Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронной форме и (или) на любых машинных носителях ( статья 314 НК РФ). Также Налоговым кодексом закреплена обязанность обеспечивать защиту регистров от несанкционированных исправлений. Электронная подпись позволяет увидеть, вносились ли изменения в подписанный документ.

Электронный архив

Архив организации также может быть сформирован как в бумажном виде, так и в электронном. Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением коллегии Росархива 06.02.2002, это нормативно-методический документ, которые регламентирует создание и хранение документов в архиве.

Для отбора электронных документов, которые нужно заархивировать, создается специальная комиссия ( пункт 2.1.4 Правил).

Сроки хранения бумажных и электронных документов установлены пунктом 2 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Законодательство России разрешает организациям и ИП самостоятельно выбирать формат первичных документов и учетных регистров. Для этого необходимо соблюдать все требования законодательства и не забывать об электронной подписи, если выбран электронный документооборот.

Порядок документооборота должен быть закреплен в учетной политике организации.

Несомненно, ЭДО со временем полностью заменит бумажный оборот. Это поможет сократить материальные затраты, увеличить производительность, исключить риск утери документов.